La loi du 24 mars 2014 dite loi ALUR prévoit l’immatriculation obligatoire des syndicats de copropriétaires au sein d’un registre national (articles L. 711-1 à L. 711-7 du code de la construction et de l’habitation).
La mise en œuvre est détaillée dans le décret du 26 août 2016 et l’arrêté du ministre du logement du 10 octobre 2016 qui énumère notamment les informations à transmettre.
La tenue du « Registre national d’immatriculation des copropriétaires » est confiée à l’ANAH (Agence Nationale de l’Habitat).
L’immatriculation est effectuée par le représentant légal du syndicat des copropriétaires (syndic, administrateur provisoire, notaire…). Ces professionnels doivent se créer un compte de télédéclarant pour immatriculer les copropriétés.
L’obligation d’immatriculation est entrée en vigueur le 31 décembre 2016 pour les syndicats de plus de 200 lots. Les nouveaux syndicats créés après cette date seront automatiquement immatriculés. Les syndicats de plus de 50 lots devaient être immatriculés au plus tard le 31 décembre 2017. Toutes les formalités des autres copropriétés doivent avoir été accomplies au plus tard le 31 décembre 2018.
Il est à noter que l’immatriculation initiale de la copropriété par le syndic fait partie des prestations particulières qui peuvent être facturées en sus du contrat.
Les données à faire figurer au registre sont :
- nom, adresse et date de création du syndicat,
- nombre et nature des lots de la copropriété et nom du syndic,
- existence de procédure de copropriété en difficulté, de mesure de sauvegarde, d’un arrêté de prescription de travaux, d’arrêté de péril, d’exposition au plomb, de présence d’amiante,
- données relatives au bâti, carnet d’entretien et diagnostic technique,
- données comptables (budget, comptes, annexes), provisions pour travaux, impayés. Les données comptables sont transmises tous les ans après clôture de l’exercice.
Le format de fichier et les documents à transmettre sont décrits dans l’annexe 8 de l’arrêté du 10 octobre 2016.
En cas de vente de lots, l’immatriculation de la copropriété devra apparaître sur l’acte notarié ainsi que sur l’annonce immobilière au moment de la mise en vente du bien.
Le notaire chargé de l’acte authentique qui constaterait une erreur dans l’immatriculation devra la signaler à l’ANAH.
Si la copropriété n’est pas immatriculée, et qu’il y a absence de syndic ou non réponse à une mise en demeure d’immatriculer, le notaire pourra procéder à l’immatriculation d’office.
La réglementation ainsi que les copropriétés déjà immatriculées sont consultables sur le site dédié (les données publiques concernant les copropriétés devraient être bientôt accessibles).
Il y a plusieurs niveaux d’accès de données selon la personne qui consulte :
- les notaires auront accès à l’ensemble des données du registre,
- les représentants légaux des syndicats pourront consulter les informations qu’ils auront enregistrées,
- le public n’aura connaissance que du nom, de l’adresse et de la date de création du syndicat, ainsi que de la nature des lots de la copropriété.
Les données déclarées sont conservées 5 ans. En cas de disparition du syndicat, les données sont conservées au moins 3 ans.
En cas de défaut d’immatriculation, les conséquences sont :
- pour le syndicat des copropriétaires : impossibilité de bénéficier des subventions de l’Etat ou des collectivités publiques,
- pour le syndic : après mise en demeure en LRAR par le teneur du registre, un copropriétaire ou toute autre personne y ayant intérêt : après un mois, astreinte de 20 euros maximum par lot et par semaine. Cette astreinte ne peut être facturée aux copropriétaires sauf si exercice bénévole (CCH L. 711-6).
Sources : décret 2016-1167 du 26 août 2016, arrêté du 10 octobre 2016 NOR: LHAL1626110A